Gap analizi, bir iş süreci veya sistemin mevcut durumu ile istenen durumu arasındaki farkı belirleyerek, iyileştirme sağlamak için atılması gereken adımları tanımlayan bir yöntemdir. Mevcut durumun daha iyi anlaşılmasını ve gelecekteki durumun net bir vizyonunu sunarak kuruluşların hedeflenen iyileştirmeler için bir yol haritası oluşturabilmesini sağlar. Sağlık, finans ve üretim gibi birçok sektörde yaygın olarak kullanılan gap analizi, kurumsal gelişim için yapılandırılmış bir araç olarak hizmet eder.
Gap Analizi Nasıl Yapılır?
Bu süreç birkaç temel adımdan oluşur:
Mevcut Durumu Tanımla: Süreç haritalama, röportajlar ve anketler gibi tekniklerle işlerin şu anda nasıl yürüdüğüne dair veri ve bilgi toplanır.
Gelecekteki İdeal Durumu Tanımla: Hedefler, amaçlar, gereksinimler ve en iyi uygulamalar belirlenerek ideal süreç veya sistem öngörülür.
Farkı Belirle: Mevcut ve gelecekteki durum karşılaştırılarak farklar vurgulanır ve iyileştirilmesi gereken alanlar tespit edilir.
Plan Geliştir: Bu farkı kapatmak için belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanla sınırlı (SMART) bir plan hazırlanır.
Uygulama ve İzleme: Plan uygulanır ve hedeflenen iyileştirmelerin gerçekleştirildiğinden emin olmak için ilerleme değerlendirilir.
Gap Analizi Araçları
SWOT Analizi:
Organizasyonun Güçlü Yönleri, Zayıf Yönleri, Fırsatları ve Tehditlerini değerlendirerek iç yetenekler ve dış riskler hakkında kapsamlı bir bakış sunar. Bu analiz, güçlü yönlerin ve fırsatların nasıl kullanılabileceğini, zayıf yönlerin nasıl giderilebileceğini ve tehditlerin nasıl azaltılabileceğini belirlemeye yardımcı olur.
Balık Kılçığı (Ishikawa) Diyagramı:
Bir sorunun potansiyel nedenlerini süreçler veya kullanılan kaynaklar gibi kategorilere ayırarak belirlemek ve organize etmek için kullanılan görsel bir araçtır. Bu yöntem, kök nedenleri belirleyerek ekiplerin en önemli sorunlara odaklanmasını sağlar.
McKinsey 7S Çerçevesi:
Strateji, Yapı, Sistemler, Paylaşılan Değerler, Tarz, Personel ve Beceriler olmak üzere yedi ana organizasyonel unsuru analiz eder. Kurumların uyumsuzlukları belirlemelerine ve genel performansı iyileştirmek için gerekli ayarlamaları yapmalarına yardımcı olur.
Nadler-Tushman Uyum Modeli:
Kurum içindeki görevler, bireyler, resmi yapılar ve gayri resmi kültür arasındaki uyumu inceler. Performansı etkileyebilecek uyumsuzlukları tespit ederek iyileştirme yapılabilecek alanlar önerir.
Burke-Litwin Değişim Modeli:
Liderlik, yönetim uygulamaları ve dış faktörler dahil olmak üzere on iki unsuru analiz ederek organizasyonel performans ve değişimi değerlendirir. Bu model, performans iyileştirmesi için gerekli değişiklikleri belirlemek ve başarılı bir değişimi sağlamak için bir çerçeve sunar.
