Günümüz iş dünyasında toplantılar, karar almak ve fikir alışverişinde bulunmak için en önemli araçlardan biri haline geldi. Ancak, birçok insan toplantıları zaman kaybı olarak görebilmekte. Bu yazıda, bu algıyı değiştirmek ve daha etkili toplantılar gerçekleştirmek için bazı temel ipuçları vereceğiz.
Toplantı Öncesi Yapılması Gereken Hazırlıklar
Bir toplantıdan maksimum verim almanın en önemli aşamalarından biri ön hazırlıktır. Bu aşamada dikkate almanız gereken adımlar şu şekildedir:
- Toplantının amacını ve hedeflerini belirleyin.
- Toplantıda konuşulacak konuları listeleyen bir toplantı gündemi oluşturun.
- Eğer bir Zoom toplantısı ya da Microsoft Teams toplantısı planlıyorsanız, gerekli teknolojik altyapıyı kontrol edin ve her şeyin düzgün çalıştığından emin olun.
- Toplantı davetini tüm katılımcılarla detaylı (tarih, saat ve bağlantı bilgileri) bir şekilde paylaşın.
- Katılımcılara toplantının amacı ve toplantı gündem maddelerini önceden iletin.
- Fiziksel ya da yüz yüze toplantı durumunda toplantı odasını ve gerekli materyalleri önceden hazırlayın.
Toplantı Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar
Hazırlıklar tamamlandıktan sonra, toplantının verimli geçmesini sağlamak için dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar şu şekildedir:
- Etkili bir toplantı için zaman yönetimi kritik önem taşır. Toplantıyı zamanında başlatın ve bitirin. Gereğinden fazla uzayan toplantılarda odak kaybolabileceğinden verim azalacaktır.
- Toplantı gündemine sadık kalın. Farklı konular ortaya çıktığında bunları sonra gündeme getirmek için not alabilirsiniz.
- Düzeni korumak adına katılımcıların sırası geldiğinde söz almasına özen gösterin.
- Özellikle online toplantılarda moderatörlük yaparak konuşmaları yönetin. Bu şekilde düzeni koruyabilirsiniz
- Önemli noktaları kayıt altında tutmak için toplantı notları tutun.
Toplantı Sonrası Neler Yapılmalı?
Toplantı sona erdiğinde alınan kararların uygulanması ve takip edilmesi için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.
- Toplantıda alınan kararları ve notları içeren özet bir e-posta gönderin.
- Görev dağılımını ve her görevden sorumlu kişileri belirleyin.
- Eğer toplantı Zoom toplantısı ya da Teams toplantısı olarak gerçekleştiyse, bu kaydı ekibinizle paylaşın.
- Toplantıyı değerlendirmek adına katılımcılara geribildirim vermeyi unutmayın.
Özetlemek gerekirse, verimli bir toplantı yürütmek, doğru planlama, etkili yönetim ve sağlam bir takip sürecinden geçer. İster online toplantı ister fiziksel toplantı olsun, yukarıdaki temel prensiplere dikkat ederek hem zamandan tasarruf edebilir hem de iş çıktılarınızı iyileştirebilirsiniz. Bu noktada, toplantı notları, toplantı gündemi ve toplantı kuralları, sürecin başarıya ulaşmasında önemli araçlardır. Bir toplantı yalnızca konuşulanlarla değil, alınan aksiyonlarla değerlidir. Bu yüzden, her toplantıyı bir fırsat olarak görüp bu fırsatı en iyi şekilde değerlendirmelisiniz.
